Comment envoyer un dossier compressé par mail ?
Vous devez envoyer plusieurs fichiers à un collègue mais vous ne voulez pas les attacher un par un ? Votre boîte mail refuse d’envoyer votre dossier car il est trop volumineux ? La solution s’appelle la compression de fichiers. Créer un dossier compressé (fichier ZIP) vous permet de regrouper tous vos documents dans un seul fichier, de réduire leur taille totale, et de faciliter considérablement l’envoi par email.
Sommaire
- Créer un fichier ZIP sur Windows en 3 clics
- Compresser un dossier sur Mac en quelques secondes
- Envoyer votre dossier ZIP par Gmail ou Outlook
- Limite de taille des pièces jointes selon les messageries
- Que faire si votre dossier compressé dépasse 25 Mo
- Compresser davantage avec un logiciel spécialisé
- Bonne pratique professionnelle
Créer un fichier ZIP sur Windows en 3 clics
Sur Windows, compresser un dossier ne nécessite aucun logiciel supplémentaire car la fonctionnalité est intégrée directement dans le système d’exploitation. Le processus est d’une simplicité déconcertante et ne prend que quelques secondes.
1) Localiser votre dossier
Ouvrez l’Explorateur de fichiers et naviguez jusqu’au dossier que vous souhaitez compresser. Peu importe où il se trouve : sur votre Bureau, dans Mes Documents, ou dans n’importe quel autre emplacement de votre disque dur.
2) Lancer la compression
Faites un clic droit sur le dossier concerné. Dans le menu contextuel qui apparaît, placez votre curseur sur « Envoyer vers » puis cliquez sur « Dossier compressé« . Windows crée immédiatement un fichier ZIP portant le même nom que votre dossier original, dans le même emplacement.
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Inconvénient
❌ Pas de version gratuite3) Renommer si nécessaire
Le fichier ZIP nouvellement créé apparaît avec une icône de dossier fermé par une fermeture éclair. Vous pouvez le renommer en faisant un clic droit puis « Renommer« , exactement comme n’importe quel autre fichier. Choisissez un nom explicite pour que votre destinataire comprenne immédiatement le contenu.
Votre fichier ZIP est maintenant prêt à être envoyé par mail. La compression a généralement réduit la taille totale de 10 à 70% selon le type de fichiers contenus. Les documents Word, Excel, PowerPoint se compressent très bien, tandis que les photos JPEG et les vidéos MP4 (déjà compressées) ne diminueront que légèrement.
Attention, toute compression peut altérer la qualité de vos fichiers.
Compresser un dossier sur Mac en quelques secondes
Sur macOS, Apple a également intégré nativement la fonctionnalité de compression. La procédure est encore plus directe que sur Windows et ne requiert qu’une seule manipulation.
Ouvrez le Finder et localisez le dossier que vous voulez compresser. Faites un clic droit (ou Control + clic) sur ce dossier, puis sélectionnez « Compresser [nom du dossier] » dans le menu qui s’affiche. macOS génère instantanément un fichier « Archive.zip » dans le même emplacement que votre dossier d’origine. Vous pouvez immédiatement renommer ce fichier ZIP pour lui donner un nom plus significatif.
L’avantage de la méthode Mac réside dans sa rapidité : un seul clic suffit au lieu de naviguer dans un sous-menu. Le taux de compression obtenu est identique à celui de Windows, et le fichier ZIP créé est totalement compatible avec tous les systèmes d’exploitation.
Astuce gain de temps : Vous pouvez compresser plusieurs dossiers et fichiers en une seule fois. Sélectionnez-les tous en maintenant la touche Ctrl (Windows) ou Cmd (Mac) enfoncée, puis appliquez la même procédure de compression. Tous les éléments seront regroupés dans un unique fichier ZIP.
Envoyer votre dossier ZIP par Gmail ou Outlook
Une fois votre fichier ZIP créé, l’envoi par email suit la procédure habituelle d’ajout de pièce jointe. Ouvrez votre messagerie (Gmail, Outlook, Yahoo Mail, etc.), cliquez sur « Nouveau message » ou « Composer« , puis sur l’icône de trombone pour ajouter une pièce jointe. Naviguez jusqu’à votre fichier ZIP, sélectionnez-le, et cliquez sur « Ouvrir » ou « Joindre« .
Le fichier s’uploade alors vers les serveurs de votre messagerie. Selon sa taille et votre vitesse de connexion internet, cela peut prendre de quelques secondes à plusieurs minutes. Une barre de progression vous indique l’avancement. Une fois l’upload terminé, rédigez votre message, indiquez le destinataire, et cliquez sur « Envoyer« .
Votre destinataire recevra le fichier ZIP en pièce jointe. Pour l’ouvrir, il lui suffira de double-cliquer dessus (sur Windows et Mac) ou d’utiliser une application comme WinZip, 7-Zip ou The Unarchiver. Le dossier sera automatiquement décompressé et tous les fichiers originaux seront restaurés exactement tels que vous les aviez organisés.
Limite de taille des pièces jointes selon les messageries
Même compressé, votre dossier peut dépasser les limites de taille imposées par les services de messagerie. Ces restrictions existent pour éviter de surcharger les serveurs et les boîtes de réception. Voici un tableau récapitulatif des principales messageries.
| Service de messagerie | Limite de pièces jointes | Solution intégrée si dépassement |
|---|---|---|
| Gmail | 25 Mo | Envoi automatique via Google Drive |
| Outlook / Hotmail | 20 Mo | Partage via OneDrive suggéré |
| Yahoo Mail | 25 Mo | Aucune solution intégrée |
| ProtonMail | 25 Mo | Aucune solution intégrée |
| iCloud Mail | 20 Mo | Mail Drop (jusqu’à 5 Go) |
| Couruu | 50 Go | Partage du lien, solution si dépassement |
Comme vous pouvez le constater, la limite standard se situe autour de 20-25 Mo. Si votre dossier compressé dépasse cette taille, vous ne pourrez pas l’envoyer en pièce jointe classique. Heureusement, des solutions alternatives existent et sont souvent proposées directement par votre messagerie.
Que faire si votre dossier compressé dépasse 25 Mo
Lorsque votre fichier ZIP reste trop volumineux malgré la compression, plusieurs stratégies s’offrent à vous pour réussir votre envoi.
Utiliser le service cloud intégré à votre messagerie constitue la solution la plus simple. Gmail propose automatiquement Google Drive dès que vous dépassez 25 Mo. Votre fichier est uploadé sur votre espace Drive, et un lien de téléchargement est inséré dans votre email. Le destinataire clique simplement sur ce lien pour récupérer le fichier. Outlook fait de même avec OneDrive, et Apple Mail utilise Mail Drop qui permet d’envoyer jusqu’à 5 Go via iCloud.
Diviser votre archive en plusieurs parties plus petites représente une autre approche. Des logiciels gratuits comme 7-Zip permettent de fractionner un gros fichier ZIP en plusieurs archives de taille réduite (par exemple, diviser 100 Mo en quatre fichiers de 25 Mo). Vous envoyez ensuite ces fichiers dans des emails séparés ou dans un seul email si le total reste acceptable. Votre destinataire télécharge toutes les parties dans un même dossier et les extrait d’un coup.
Passer par un service de transfert de fichiers comme Couruu, WeTransfer ou Swiss Transfer évite complètement le problème des limites email. Vous uploadez votre fichier ZIP sur leur plateforme, indiquez l’email du destinataire, et le service lui envoie un lien de téléchargement valable plusieurs jours. WeTransfer gratuit autorise jusqu’à 2 Go, tandis que Swiss Transfer monte à 50 Go sans frais.
Important à savoir : Compresser des fichiers déjà compressés (photos JPEG, vidéos MP4, fichiers PDF) n’apporte pratiquement aucun gain de taille. Si votre dossier contient principalement ce type de fichiers et dépasse largement 25 Mo, ne perdez pas de temps avec la compression et passez directement à une solution de transfert de fichiers ou de stockage cloud.
Compresser davantage avec un logiciel spécialisé
Les outils de compression intégrés à Windows et Mac utilisent le format ZIP standard avec un taux de compression modéré. Pour réduire encore plus la taille de votre archive, des logiciels gratuits plus puissants existent.
7-Zip, disponible gratuitement sur Windows, offre un format de compression propriétaire (7z) qui compresse généralement 10 à 30% plus efficacement que le ZIP classique. Après installation, faites un clic droit sur votre dossier, choisissez « 7-Zip » puis « Ajouter à l’archive ». Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez le format « 7z » et le niveau de compression « Ultra ». Le traitement prendra plus de temps mais produira un fichier significativement plus petit.
WinRAR, bien que payant après une période d’essai, propose également d’excellents taux de compression avec son format RAR. The Unarchiver sur Mac gère tous ces formats et reste totalement gratuit.
Attention cependant : assurez-vous que votre destinataire dispose d’un logiciel capable d’ouvrir les formats 7z ou RAR. Le ZIP reste le format le plus universellement compatible.
Bonne pratique professionnelle
Lorsque vous envoyez un dossier compressé par mail, précisez toujours dans le corps de votre message la nature du contenu, le nombre de fichiers inclus, et éventuellement la taille totale.
Ajoutez une brève instruction pour décompresser si votre destinataire n’est pas très à l’aise avec l’informatique. Cette attention améliore considérablement l’expérience utilisateur.
Et, sinon adoptez un système avec un lien de téléchargement : tout le monde sait cliquer sur un lien facilement. Cela évite les explications.
